Vorstellungsgespräch Teil 2: So findest du den richtigen Mitarbeiter

Vorstellungsgespräch Teil 2: So findest du den richtigen Mitarbeiter


Der Erfolg eines Unternehmens ist maßgeblich bestimmt durch seine Mitarbeiter, denn durch diese entsteht letztlich die Atmosphäre und Kultur in einer Firma. Deshalb ist es umso wichtiger, den richtigen Kandidaten für eine unbesetzte Stelle zu finden. Dieser muss nämlich zum einen in das vorhandene Team passen, er sollte es zudem bereichern und muss die nötigen Qualifikationen mitbringen. Selbstverständlich muss der Bewerber nach dem Vorstellungsgespräch auch immer noch interessiert an dem Job sein. Hier kommt das richtige Verhalten und ein strukturierter Gesprächsleitfaden deinerseits als Interviewer ins Spiel. Wir helfen dir dabei, dass deine Vorstellungsgespräche ein voller Erfolg werden und du den richtigen Mitarbeiter findest.

Die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch

Dass du den Lebenslauf und das Anschreiben vor einem persönlichen Gespräch nochmal genauestens durchliest und analysierst, sollte klar sein. Bevor es allerdings zu dem persönlichen Gespräch kommt, kannst du den Auswahlprozess schon effizienter gestalten und vereinfachen.

Grundsätzliche Regelungen vorab

Schritt eins dafür ist, dass bestimmte strukturelle Voraussetzungen gegeben sind. Das heißt, dass du vor Beginn des Bewerbungsprozesses schon mit den einzelnen Abteilungen klären solltest,

  • ob und wer in den Auswahlprozess mit eingebunden werden soll.
  • wie lange das Gespräch ungefähr dauert.
  • wie viele Auswahlrunden es geben soll.
  • wer die endgültige Entscheidung trifft.

So kannst du vermeiden, dass es zu ungleichen Erwartungen innerhalb deines Teams kommt. Nachträgliche Diskussionen, zum Beispiel wer das letzte Wort hat oder wie viele Runden es gibt, würde nur zu Konflikten und Kompetenzgerangel mit deinen Kollegen führen. Dabei würde wahrscheinlich der Fokus auf den am ehesten passenden Bewerber etwas verloren gehen, weswegen strukturelle Vorstellungen vorab geklärt sein müssen. Zudem kommt es vor, dass einzelne Bewerber sich nach der Dauer des Gespräches oder der Anzahl der Teilnehmer erkundigen. Dazu solltest du natürlich gleich eine Antwort parat haben, um nicht den Eindruck von Unstrukturiertheit zu vermitteln. Schließlich muss das Unternehmen ebenso attraktiv auf den Bewerber wirken, wie der Bewerber auf dich.

Telefonisches Gespräch

Findest du den Lebenslauf eines Bewerbers interessant und glaubst, dass seine Qualitäten auf die ausgeschriebene Stelle passen, dann rufe ihn an, anstatt eine E-Mail zu schreiben. So kann besser ein persönlicher erster Eindruck entstehen. Zudem kannst du direkt konkrete Hard Skills beurteilen und überprüfen, ob das Gesagte vom Bewerber schlüssig klingt. Für ein solches Telefoninterview kannst du ungefähr 10 – 15 Minuten einrechnen. Dann solltest du in der Lage sein zu beurteilen, ob es sich lohnt, den Kandidaten zu einem persönlichen Gespräch einzuladen. So wird keine Zeit vergeudet – nicht die des Bewerbers und nicht deine eigene.

Googeln

Im heutigen digitalen Zeitalter macht es durchaus Sinn, die Bewerber zu googlen. Darüber sind sich die meisten sicherlich auch im Klaren. Dabei geht es in erster Linie nicht darum, die düsteren Facebookposts oder unangebrachte Kommentare zu finden. Dennoch wird ein realistischer Eindruck der Person vermittelt, der nicht unwichtig ist. So werden meist relevante Informationen gefunden, die vielleicht sonst nicht zur Sprache gekommen wären. Dabei kann es sich beispielsweise um einen eigenen Blog handeln, um sichtlich wichtige Kontakte und Erfahrungen mit Influencern, oder einfach nur um Fotos von einem Sportturnier, was aber wiederum auch Teamfähigkeit zeigt. Der Arbeitgeber selbst muss dann einordnen, wie relevant die gefundenen Informationen für die ausgeschriebene Stelle sind. Stimmen Qualifikationen und der professionelle Eindruck, den eine Person macht, sollte dennoch nicht zu viel Wert auf private Informationen aus sozialen Medien gelegt werden.

4 Tipps für ein gelungenes Vorstellungsgespräch

Um ein ideales Bewerbungsgespräch ermöglichen zu können, haben wir im Folgenden vier Tipps für dich, die es zu beachten gilt.

Empfang

Etwas Nervosität vor einem Vorstellungsgespräch ist absolut normal und sollte von jedem Recruiter verstanden werden. Schließlich ist es ja auch ein gutes Zeichen, denn dadurch zeigt der Bewerber schließlich, dass ihm die offene Stelle etwas bedeutet. Damit die Nervosität aber nicht noch gesteigert wird und womöglich zum Aus führt, solltest du als Recruiter dafür sorgen, eine angenehme und lockere Atmosphäre zu schaffen. Dies beginnt schon bei der Begrüßung, wobei der Bewerber am besten mit dem Namen angesprochen wird und mit einem kräftigen Handschlag empfangen wird. So zeigst du ihm direkt, dass auch du dich vorbereitet hast. Begegne dem Kandidaten auf Augenhöhe, so kann Nervosität gleich entgegengewirkt werden.

Sitzordnung

Damit weiter eine nette Atmosphäre erhalten bleibt, führe etwas Smalltalk mit dem Bewerber auf dem Weg in die Räumlichkeiten. Dabei kannst du zum Beispiel fragen, ob er gut in die Firma gefunden hat, wie er die Stellenausschreibung gefunden hat oder ob er / sie etwas trinken möchte. In dem Raum, in dem das Interview stattfindet, sollte keine hierarchische Sitzordnung sein. Ein gesonderter Sitzplatz zum Beispiel am anderen gegenüberliegenden Ende des Tisches, würde die Nervosität nur steigern. Im Gegensatz dazu wird sich der Bewerber an einer Sitzordnung über Eck oder an einem runden Tisch deutlich wohler fühlen.

Kandidaten entgegenkommen

Etwas empathisches Empfinden deinerseits im Vorstellungsgespräch muss gegeben sein, um Nervosität des Bewerbers zu erkennen und anschließend damit umzugehen. Es kommt zum Beispiel beim Fragen stellen immer auf die Betonung an, wie der Bewerber diese aufnimmt. Schließlich soll das Interview keinem Verhör ähneln. Zeige durch angebrachte Mimik und Gestik, dass du aufmerksam zuhörst und sage dem Bewerber gegebenenfalls, dass er sich einen Moment Zeit für seine Antwort nehmen kann. Im Vorstellungsgespräch befinden sich Menschen schließlich in einem Ausnahmezustand, bei dem sie manchmal nicht so klar denken können, wie normalerweise. Zeige dem Kandidaten, dass du ruhig und offen bist und ihm entgegenkommen möchtest.

Interviewfragen vorbereiten und Notizen machen

Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor. Der Bewerber wird das merken – und du durch Strukturiertheit punkten. Stelle allen Bewerbern die selben Fragen, damit du im Endeffekt besser zwischen Ihnen unterscheiden kannst und die Entscheidung leichter fällt. Damit du nach dem Bewerbungsprozess einen optimalen Vergleich zwischen allen Kandidaten machen kannst, solltest du dir Notizen während jedem einzelnen Vorstellungsgespräch machen. Das gibt ihnen zudem das Gefühl, dass ehrliches Interesse an ihnen als Besetzung besteht. Damit das Vorstellungsgespräch optimal verläuft, ist ein Gesprächsleitfaden unerlässlich.

Gesprächsleitfaden vorbereiten

Vorstellungsgespräch

Bereite einen 5-Phasen-Gesprächsleitfaden vor, der ungefähr ein 45-minütiges Vorstellungsgespräch ergibt. Diese Vorbereitung hilft dir, das Vorstellungsgespräch strukturiert zu leiten und einen organisierten Eindruck zu machen. Zudem ergibt sich so ein schlüssiges Gespräch, bei dem keine wichtigen Informationen ausgelassen werden.

1. Smalltalk-Phase

Hierbei ist der bereits beschriebene Empfang ausschlaggebend, ob der Bewerber sich wohlfühlt. Es sollte sich nie nach einem Pflichtgespräch anhören, weswegen eine geeignete Vorbereitung unabdingbar ist und dem Bewerber das Gefühl gibt, dass auch ihm die Firma vorgestellt wird und er der richtige Kandidat sein könnte. Dazu sollten alle vorgestellten Personen auch gleich mit ihrer Tätigkeit bekannt gemacht werden.

2. Kennenlern-Phase

Nachdem beiderseits ein erster Eindruck entstanden ist, geht es darum, den Bewerber und seine Motivation besser kennenzulernen. Dabei ist es wichtig, dass du dich als Arbeitgeber auch von deiner guten Seite zeigst. Falle nicht ins Wort, begegne ihm auf Augenhöhe, nimm die Nervosität. Schließlich musst auch du einen guten Eindruck machen, sodass der Bewerber sich vorstellen kann, mit dir zu arbeiten. Geeignete Fragen, um das Gespräch einzuleiten, wären zum Beispiel:

  • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
  • Erzählen Sie etwas von sich. Warum denken Sie, dass Sie in unser Unternehmen passen?
  • Warum möchten Sie diesen Job?

Ein guter Kandidat wird auf solche Fragen und eine Selbstpräsentation vorbereitet sein.

3. Selbstvorstellung

Ebenso wie der Bewerber dich überzeugen muss, muss auch das Unternehmen überzeugen. Gute Kandidaten haben schließlich meist die Wahl zwischen mehreren Stellenangeboten und müssen auch überzeugt werden. Erzähle etwas über die Unternehmenskultur, warum die Belegschaft so stark ist, wie die Arbeitsabläufe aussehen und was die Anforderungen an den Job sind. In dieser Phase möchten vorbereitete Bewerber z. B. meist wissen,

  • warum die Stelle nicht besetzt ist.
  • was von der richtigen Besetzung erwartet wird.
  • wie Erfolg gemessen wird.
  • aus wie vielen Personen das Team besteht.

Wenn du nicht der einzige Interviewer bist, ist es für den Bewerber interessanter, wenn ihr euch mit dem Antworten und Erzählen abwechselt. So lernt der Bewerber gleich mehrere Charaktere kennen und kann sich einen besseren Eindruck von der Unternehmenskultur und den Hierarchien machen. Mit Kollegen, die sich nämlich gegenseitig ins Wort fallen, unherzlich, uneinig oder gar respektlos sind, möchte niemand arbeiten. Der Umgang unter euch ist demnach entscheidend für den Eindruck des Betriebsklimas.

4. Rückfragen-Phase

Gib dem Bewerber die Chance, seine offen gebliebenen Fragen zu stellen. Egal wie ausgetüftelt die Fragen sind, antworte immer ehrlich und weiche nicht aus, denn du solltest dem Bewerber genau das Verhalten und die Ehrlichkeit bieten, welche du auch von ihm erwartest. Gute Fragen und nicht so einfach zu beantwortende Fragen sind zudem ein Zeichen dafür, dass ein smarter Anwärter vor dir sitzt. Du hast offensichtlich eine gute Vorauswahl getroffen!
Werden im Gegensatz dazu offenkundige oder sogar sinnlose Fragen gestellt, zeigt sich, dass der Kandidat womöglich eher weniger für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist. Selbst, wenn du diese Erkenntnis zum Ende des Vorstellungsgespräches machst, solltest du nicht aus deiner Rolle fallen. Biete dem Bewerber eher die Chance, sich noch einmal zu korrigieren.

5. Abschluss-Phase

Bevor du dich höflich vom Bewerber verabschiedest und ihm für das (hoffentlich) nette, interessante Gespräch dankst, kläre ihn am besten noch über die weiteren Schritte auf.

  • Wie geht es im Bewerbungsprozess weiter?
  • Wann kann der Bewerber mit einer Antwort rechnen?
  • Wer ist der Ansprechpartner für den Bewerber bei eventuell nachträglich aufkommenden Fragen?

Mit einem solchen Gesprächsleitfaden wird dem Kandidaten Professionalität vermittelt und gezeigt, dass sich auch der zukünftige Arbeitgeber vorbereitet hat. So ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass der Bewerber auch bei einer Absage positiv über das Unternehmen und seine Mitarbeiter spricht.

Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs

Ist der Bewerberprozess abgeschlossen, kommt es zur Nachbereitung der Vorstellungsgespräche. Wenn du dir ausführliche Notizen gemacht hast, sollte die Entscheidung nicht zu schwer fallen. So kannst du nämlich genau zwischen den einzelnen Bewerbern vergleichen. Beachte aber nicht nur die Qualität der Antworten auf die Fragen, die du gestellt hast. Beschäftige dich zudem auch mit den Nachfragen, den genannten Wünschen und Erwartungen und wäge dadurch ab, wie gut die einzelnen Persönlichkeiten in dein Team passen würden.
Als letzten Punkt bleibt festzuhalten: Sobald du dich für den richtigen Kandidaten entschieden hast, solltest du alle Fristen, Zugeständnisse, Gehalt oder weitere Abmachungen auch einhalten, die ihr im Vorstellungsgespräch besprochen habt.

Viel Erfolg auf der Suche nach dem richtigen Teammitglied!

Neben den Informationen aus dem Gespräch mit dir ist für den Bewerber zudem der optische Eindruck deines Unternehmens ausschlaggebend. Denn ob sich die Mitarbeiter wohlfühlen und dadurch produktiv arbeiten können, hängt letztlich an der Sauberkeit. Überlasse nichts dem Zufall und lass uns die Büroreinigung deiner Firma übernehmen.
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